Deine Aufgaben
Du kümmerst dich gewissenhaft um das Büromanagement:
- Beschaffung von Büromaterial und Verbrauchsmaterialien, Getränken und Snacks
- Koordinierung der Besprechungsräume
- Professionelle Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (Hausverwaltung, Reinigung, Catering und Security)
- Prüfung und Freigabe von Lieferscheinen und Rechnungen
- Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung
- Verwaltung und Organisation von Wartungs- und Reparaturarbeiten im Büro
- Verwaltung von Verträgen und Preisverhandlungen mit externen Dienstleistern
- Beantwortung von Mitarbeiteranfragen zu bürowirtschaftlichen Themen (z.B. Büromaterial, Hardware, Reiseorganisation)
- Organisation unserer internen Firmenveranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Geburtstage)
- Unterstützung bei der Organisation und Buchung von Reisen, Messen und Geschäftsessen
- Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter
- Administrative Recruiting-Aufgaben als Urlaubsvertretung für die Personalabteilung
- Begleitung unserer ausländischen Mitarbeiter zu Behördengängen und Wohnungsterminen nach Bedarf
- Zusammenarbeit mit der Personalabteilung bei der Umsetzung von Bürorichtlinien
- Du begrüßt unsere Gäste und leitest sie an den richtigen Ansprechpartner weiter
- Du sorgst für eine angenehme Atmosphäre für unsere Besucher
- Du versorgst unsere Gäste während ihres Besuchs mit Getränken und Snacks