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(Senior) Office Manager (m/f/d)

Permanent employee, Full-time · Berlin
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Deine Aufgaben
Du kümmerst dich gewissenhaft um das Büromanagement:
  • Beschaffung von Büromaterial und Verbrauchsmaterialien, Getränken und Snacks
  • Koordinierung der Besprechungsräume
  • Professionelle Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (Hausverwaltung, Reinigung, Catering und Security)
  • Prüfung und Freigabe von Lieferscheinen und Rechnungen
  • Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung
  • Verwaltung und Organisation von Wartungs- und Reparaturarbeiten im Büro
  • Verwaltung von Verträgen und Preisverhandlungen mit externen Dienstleistern
Du bist Ansprechpartner/in für Mitarbeiter/innen, Vorgesetzte und Geschäftsführer/innen:
  • Beantwortung von Mitarbeiteranfragen zu bürowirtschaftlichen Themen (z.B. Büromaterial, Hardware, Reiseorganisation)
  • Organisation unserer internen Firmenveranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Geburtstage)
  • Unterstützung bei der Organisation und Buchung von Reisen, Messen und Geschäftsessen
  • Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
  • Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Administrative Recruiting-Aufgaben als Urlaubsvertretung für die Personalabteilung
  • Begleitung unserer ausländischen Mitarbeiter zu Behördengängen und Wohnungsterminen nach Bedarf
  • Zusammenarbeit mit der Personalabteilung bei der Umsetzung von Bürorichtlinien
Du bist Ansprechpartner/in für unsere Geschäftspartner und Besucher:
  • Du begrüßt unsere Gäste und leitest sie an den richtigen Ansprechpartner weiter
  • Du sorgst für eine angenehme Atmosphäre für unsere Besucher
  • Du versorgst unsere Gäste während ihres Besuchs mit Getränken und Snacks
Dein Profil
Mindestqualifikationen
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung im administrativen und organisatorischen Bereich
  • Ein hohes Maß an Engagement, Flexibilität und Umsetzungsstärke
  • Zuverlässige, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
  • Organisationstalent, gute Kommunikationsfähigkeiten
  • freundliches und verbindliches Auftreten
  • Sehr gute Deutsch- (C1-Level) und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2-Level)
  • Problemlösungsfähigkeit und Liebe zum Detail
  • Professionelle Repräsentation unseres Unternehmens nach außen
  • Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere MS Excel und MS Outlook).
  • Praktische Erfahrung im Umgang mit Bürogeräten (z. B. Drucker)
Bevorzugte Qualifikationen
  • Grundkenntnisse in der Buchhaltung
Warum wir?
  • Globale Reichweite: Du arbeitest in einem Team von Branchenexperten mit, um unser Spiel zu gestalten, das weltweit von Hunderttausenden von Menschen gespielt wird.
  • Nachhaltiges Geschäft: Du wirst Teil eines erfolgreichen Unternehmens sein, das auf langfristiges Wachstum und nicht auf Risikokapitalspiele setzt.
  • BVG-Firmenticket: Du erhältst von uns ein kostenloses Firmenticket, mit dem Du die öffentlichen Verkehrsmittel in Berlin nutzen kannst.
  • Keine "Crunch Time": Du wirst die Aufregung genießen, ein globales Spielerlebnis zu gestalten, ohne die typischen Release-Knackzeiten.
  • Karrieresprung: Du erhältst von Anfang an ein hohes Maß an Autonomie und die Unterstützung, Deine eigenen Karriereziele zu verfolgen.
  • Spiele-getriebene Kultur: Du wirst Teil eines unterstützenden Teams führender Gaming-Experten mit einer großen Leidenschaft für das, was sie tun.
  • Modernes Büro in bester Lage: Du arbeitest im Herzen Berlins in einem zentralen und pulsierenden Viertel mit vielen Restaurants und Bars.
  • Start-Up Vergünstigungen: Du genießt kostenlose Getränke, Essen, Teamevents uvm.
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Über uns
Du liebst es, Menschen zusammenzubringen, um etwas Großes zu schaffen? Spiele liegen dir im Blut? Dann suchen wir vielleicht nach dir. Wir sind Sandbox Interactive, ein etabliertes Spielestudio im Herzen von Berlin. Seit 2012 entwickeln wir das Spiel Albion Online. Das Spiel ist das erste echte plattformübergreifende MMO und ist spielbar auf Windows, Mac, Linux, iOS und Android mit über 900.000 Spielern pro Monat und rund 2 Millionen monatlichen Besuchern auf unserer Website.

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YOUR GAME
​You conscientiously take care of the office management:
  • Procurement of office supplies and consumables, beverages and snacks
  • Coordination of the meeting rooms
  • Professional cooperation with external service providers (property management, cleaning, catering and security)
  • Checking and approving delivery bills and invoices
  • Assistance tasks for the management
  • Management and organization of office maintenance and repair work
  • Managing contracts and price negotiations with external service providers
You will be the point of contact for employees, superiors and managing directors:
  • Respond to employee inquiries regarding office administrative matters (e.g., office supplies, hardware, and travel arrangements)
  • Organizing our internal company events (e.g. Christmas party, summer party, birthdays)
  • Support in organizing and booking travel, trade fairs and business meals
  • Support with travel expense reporting
  • Assist with onboarding of new employees
  • Administrative recruiting tasks as a vacation replacement for the HR department
  • Accompanying our foreign employees to government offices and housing appointments as needed
  • Collaboration with the human resources department to implement office policies
You are the first contact for our business partners and visitors:
  • Welcoming our guests and forwarding them to the appropriate contact person
  • Ensuring a pleasant atmosphere for our visitors
  • Serving our guests with drinks and snacks during their visit
YOUR TALENT
Minimum Qualifications
  • A completed commercial apprenticeship with at least 3 years of professional experience in the administrative and organizational field
  • A high level of commitment, flexibility and implementation skills
  • A reliable, structured and independent way of working
  • Organizational talent, strong communication skills
  • friendly and engaging appearance
  • Very good command of written and spoken in German (C1-level) and English (B2-level)
  • Problem solving skills and attention to detail
  • Professional representation of our company to the world at large
  • Proficient use of MS Office (especially MS Excel and MS Outlook).
  • Hands-on experience with office equipment (e.g., printer)
Preferred Qualifications
  • Basic knowledge of accounting
OUR OFFER
  • Global reach: You will join a team of industry experts to shape our game that is enjoyed by hundreds of thousands of people worldwide.
  • Sustainable business: You will be part of a successful company that focuses on long-term growth rather than on venture capital gambling.
  • BVG corporate ticket: You will receive a free company ticket from us which you can use to get around on Berlin´s public transportation system.
  • No crunch time: You will enjoy the excitement of shaping a global gaming experience without the typical release crunch times.
  • Career progress: You will have a high degree of autonomy from the start and the support to follow your own career goals.
  • Gaming-driven culture: You will join a supportive team of leading gaming experts with a strong passion for what they do.
  • Modern office in a top location: You will work in the heart of Berlin  in a central and vibrant neighborhood with plenty of restaurants and bars.
  • Start-Up perks: You will enjoy free drinks, food, team events and a blazing-fast working machine.
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About us
Do you love bringing people together to create something great? Gaming runs in your blood? Then we might be looking for you. We are Sandbox Interactive, an established game studio in the heart of Berlin. Since 2012, we have been developing the core online game Albion Online. The game is the first true cross-platform MMO, and is playable on Windows, Mac, Linux, iOS and Android with over 900.000 players per month and about 2 million monthly visitors on our website.

Are you ready for your next career step?

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Please upload your CV, recent certificates as well as a brief cover letter (in total max. 20 MB).

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